Что такое чек на предоплату и как его сформировать

Продавец получил деньги за товар раньше, чем отдал его покупателю. В этом случае онлайн-касса должна выдать чек на предоплату. Разбираемся, в чём особенности такого чека, какие в нём реквизиты и как его правильно оформить.

Это разные признаки способа расчёта в кассовом чеке. Каждый применяют в своей ситуации.

Предоплата подходит, когда клиент точно знает, что покупает. Тогда продавец указывает в чеке конкретный товар или услугу. Аванс нужен, когда перечень товаров или итоговая сумма заказа пока не определены. Например, клиент заказывает ремонт бытовой техники. Мастер ещё не осмотрел её и не может назвать точную стоимость работ, поэтому клиент вносит аванс.

Похожая ситуация возникает при заказе продуктов с доставкой из супермаркета. Некоторые товары продают на вес, и итоговая сумма становится известна только после сборки заказа.

В чеке на аванс наименование товара не указывают. В нём отражают только сумму, которую продавец фактически получил. Полный расчёт оформляют в момент передачи товара, даже если деньги за него поступили раньше. В таком чеке указывают полную стоимость покупки и сумму, которая была получена раньше как предоплата или аванс.

Порядок формирования чека зависит от способа оплаты и передачи товара. Если покупатель оплатил заказ на сайте и получает товар у курьера от того же интернет-магазина, закрывающий чек пробивает сам магазин.

Если товар доставляет курьерская служба или транспортная компания, закрывающий чек формирует она же. На практике его часто готовит продавец, а затем передаёт курьеру для выдачи покупателю.

Если покупатель получает заказ у посредника, например в пункте выдачи или почтовом отделении, чек пробивает посредник. Он выступает платёжным агентом, принимает деньги, выдаёт чек через свою кассу и переводит средства продавцу.

При безналичной оплате чек нужно пробить не позднее рабочего дня, следующего за днём расчёта, но не позже момента передачи товара. Это правило устанавливает пункт 5.4 статьи 1.2 закона № 54-ФЗ. О поступлении оплаты продавец узнаёт из банковской выписки.

Курьер может пробить чек с помощью мобильной онлайн-кассы прямо в момент передачи товара. Ещё один вариант — это облачная касса. Тогда покупателю достаточно считать QR-код со смартфона курьера или приложить карту к устройству по технологии SoftPos.

При онлайн-оплате бумажный чек печатать не обязательно. Касса отправляет электронную копию на почту или в смс, которые покупатель указал при заказе.

Для отдельных сфер деятельности закон разрешает не пробивать чек на каждый аванс отдельно. Такой льготой могут пользоваться компании и предприниматели, которые оказывают услуги связи, образовательные услуги, услуги управляющих и ресурсоснабжающих организаций, организуют культурно-массовые мероприятия или перевозки. Они формируют один общий чек на все авансы за период не длиннее месяца. Его нужно успеть оформить за 10 дней после окончания периода. Клиентам этот документ не выдают, отправляют только в налоговую службу.

После получения предоплаты нужно пробить чек и передать его покупателю. При оплате наличными или картой чек выдают сразу. При онлайн-оплате его направляют на почту или в смс.

Важно правильно определить признак способа расчёта. Если состав заказа уже известен, используют «Предоплату» или «Предоплату 100%». Если неизвестен — «Аванс».

В момент передачи товара или оказания услуги обязательно нужен второй чек с признаком «Полный расчёт». В нём указывают наименование товара или услуги, даже если в первом чеке его не было.

Если между предоплатой и передачей товара продавец дал покупателю рассрочку на остаток, потребуется уже три чека. Первый фиксирует частичную предоплату или аванс, второй оформляют на передачу товара в кредит, третий — при поступлении оплаты кредита.

Покупатель вправе отказаться от покупки и потребовать возврат предоплаты или аванса. Для этого он пишет заявление на имя продавца. В нём указывают паспортные данные, причину возврата, наименование товара и сумму к возврату.

Продавец формирует кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода». В признаке способа расчёта ставят тот же вариант, что был в чеке на получение предоплаты. Например «Аванс», «Предоплата 100%» или «Предоплата». Остальные реквизиты чека на возврат те же, что у чека на предоплату. Отдельный чек коррекции при этом не нужен. Безналичную предоплату возвращают на тот счёт, с которого она поступила.

Если чек нужно исправить после ошибки кассира, продавец сначала формирует чек с признаком «Возврат прихода», а затем пробивает новый с верными данными. Одновременно он направляет в налоговую службу пояснение причины формирования двух документов.