17 марта 2026

7 минут чтения

Обновлено: 17 марта 2026

Автор: Анастасия Черникова

Что такое электронная трудовая книжка и как её вести

С 2020 года в России работают электронные трудовые книжки. С тех пор если человек устраивается на работу впервые, бумажный документ ему больше не заводят — история хранится только в цифре. Рассказываем, как бизнесу правильно работать с цифровыми книжками, чтобы не получить штраф от государства.

Содержание:

Что такое электронная трудовая книжка Как выглядит электронная трудовая книжка Какие данные хранятся в ЭТК Преимущества электронной трудовой книжки Недостатки и риски ЭТК Кто должен вести электронные трудовые книжки Как оформить новую ЭТК Как внести сведения в существующую ЭТК Юридические аспекты и частые ошибки Подача отчётности Как исправить данные в ЭТК Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку Часто задаваемые вопросы про электронную трудовую книжку

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это единая база данных. В ней хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Держатель этой базы — Социальный фонд России — СФР. Работает это так: компания нанимает человека, формирует специальный отчёт и отправляет его в фонд. Государство обновляет базу, а сотрудник в любой момент может зайти на Госуслуги и проверить свой стаж.

Как выглядит электронная трудовая книжка

У ЭТК нет обложки, страниц или голограмм. Это массив цифровых данных на серверах СФР. Если сотруднику или работодателю нужно ознакомиться с записями, они запрашивают выписку. Визуально это таблица — форма СТД-Р или СТД-СФР. В ней перечислены все кадровые события: даты приёма на работу, переводы, увольнения и реквизиты приказов. Документ подписан УКЭП ведомства или компании.

ПОДКЛЮЧИТЕ ЯНДЕКС ПЭЙ
ДЛЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Увеличьте конверсию до 95% и получите кешбэк
баллами Плюса для клиентов

Подключить Яндекс Пэй

Подключить QR-Код

Какие данные хранятся в ЭТК

Содержание цифровой книжки почти полностью дублирует бумажную версию. В базу вносят:

Информацию о человеке: ФИО, дату рождения и СНИЛС.

Данные о компании: название, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР.

Сведения о работе: название должности, профессию и код выполняемой функции.

Кадровые события: даты приёма, перевода или увольнения с точным указанием статей Трудового кодекса и номерами приказов.

Договоры ГПХ: даты начала и окончания оказания услуг подрядчиками.

Все перемещения после 1 января 2020 года описаны подробно. Стаж до этой даты указан в сжатом виде — только общие периоды работы.

Преимущества электронной трудовой книжки

Цифровой формат удобен всем:

Бизнесу не нужно тратить деньги. Компании больше не покупают пустые бланки и голограммы, не ведут журналы учёта и не покупают сейфы для хранения документов.

Снижается риск утери данных. Бумажную книжку можно потерять или испортить. Цифровая база защищена государственным резервным копированием.

Быстрый доступ. Сотруднику не нужно ждать три дня, чтобы получить копию книжки для банка при оформлении ипотеки. Выписка скачивается за пару минут.

Прозрачность. Человек всегда видит, платит ли работодатель налоги и официально ли он устроен.

Недостатки и риски ЭТК

Зависимость от инфраструктуры. Отправить данные в фонд или заказать выписку можно только при стабильном интернете и работающих серверах СФР.

Неполная история. Если человек работал до 2020 года, в цифровую базу перенесли не все детали. Чтобы подтвердить специфический стаж (например, для досрочной пенсии), всё равно придётся искать бумажный оригинал.

Строгий контроль. Если кадровик забудет отправить отчёт, автоматизированная система СФР быстро это зафиксирует.

Кто должен вести электронные трудовые книжки

Ведением самой базы занимается государство. Но обязанность регулярно передавать туда данные лежит на работодателях — юридических лицах и ИП.
В бизнесе за это отвечает конкретный сотрудник: кадровик, бухгалтер или сам предприниматель. Эту задачу нужно закрепить в должностной инструкции или приказе. Если ответственность не распределена, компания рискует сорвать сроки и получить штрафы.

Возьмите кредит
на развитие бизнеса

Без залога и поручителей, с большим лимитом
и выгодными условиями от Яндекс Пэй

Заполнить заявку

Как оформить новую ЭТК

Если вы берёте в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить не нужно.

Соберите документы. Попросите паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.

Оформите приём. Подпишите трудовой договор и выпустите приказ о приёме на работу.

Заполните форму ЕФС‑1. Это главный кадровый отчёт. В нём нужно указать данные новичка, должность и код функции по официальному классификатору — ОКЗ.

Отправьте отчёт в СФР. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Предупредите сотрудника, что вся информация о его стаже теперь в личном кабинете на Госуслугах.

Как внести сведения в существующую ЭТК

Если человек уже работал официально, цифровая база на него заведена.

Выпустите приказ о кадровом событии — перевод на новую должность, увольнение или переименование отдела.

Заполните форму ЕФС‑1. В поле «Основание» впишите номер и дату вашего приказа.

Отправьте форму в СФР.

Фонд проверит отчёт и обновит цифровую карточку сотрудника.

Юридические аспекты и частые ошибки

Отказаться от ведения ЭТК нельзя. Даже если сотрудник просит не передавать его данные в базу, бизнес обязан это делать по Трудовому кодексу.

Частые ошибки:

Путаница в кодах. Кадровики ошибаются в кодах выполняемой функции по ОКЗ, выбирая случайные значения. Коды в ОКЗ редко соответствуют конкретным должностям или профессиям. Поэтому лучше смотреть не на наименование должности, а на задачи, которые выполняет сотрудник, и его уровень квалификации.
Срыв сроков. За опоздание с отчётом директора оштрафуют на 300–500 ₽.
Самой компании грозит штраф от инспекции труда: от 30 000 до 50 000 ₽.
Для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽.

ПОДКЛЮЧИТЕ ЯНДЕКС ПЭЙ
ДЛЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Увеличьте конверсию до 95% и получите кешбэк
баллами Плюса для клиентов

Подключить Яндекс Пэй

Подключить QR-Код

Подача отчётности

Данные для электронных книжек передаются через форму ЕФС-1.

Сроки подачи:

При найме, увольнении, заключении или расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа или подписания договора.
При переводе на другую должность — до 25-го числа следующего месяца.

Формат отправки:

Если у вас 10 и менее сотрудников, включая исполнителей по договорам ГПХ, отчёт примут на бумаге. Если в компании 11 человек и больше — закон требует сдавать форму только в электронном виде, подписав её УКЭП. Файл отправляют через систему электронного документооборота или сервисы СФР.

Как исправить данные в ЭТК

Если в отправленном отчёте нашли ошибку — опечатку в номере приказа, неверную должность, данные нужно скорректировать. Работодатель отправляет в СФР новый отчёт ЕФС-1 с признаком отмены. Нужно продублировать ошибочную запись и поставить крестик в поле «Признак отмены». Строчкой ниже вписать правильный вариант. Фонд сотрёт старую информацию и сохранит корректную. Если исправить ошибку самостоятельно до того, как её найдёт инспектор, штрафа не будет.

Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку

Сотрудник может получить выписку о стаже тремя способами:

На Госуслугах — быстрее всего. В разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной печатью придёт за пару минут.

В отделении МФЦ или СФР. Если нужна бумажная справка с физической печатью, можно прийти в ведомство с паспортом.

В отделе кадров. Сотрудник, полностью перешедший на электронный формат, может запросить у текущего работодателя форму СТД-Р. В ней будет информация только о периоде работы в этой конкретной компании — прошлых мест работы бизнес не видит.

Часто задаваемые вопросы про электронную трудовую книжку

Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной?

Обязательно ли переходить на ЭТК, если у меня уже есть бумажная книжка?

С какого момента сотрудник появляется в электронной базе?

Что будет, если кадровик забудет подать ЕФС-1?

Нужно ли вносить в ЭТК данные по договорам ГПХ?

Можно ли исправить ошибку в ЭТК после отправки отчёта?

Видит ли новый работодатель историю работы в предыдущих компаниях?

Нужна ли электронная подпись для отправки ЕФС-1?

Что делать, если стаж до 2020 года нигде не отражён?

Данные за ранние годы в электронную базу переносились в сжатом виде. Если для подтверждения специфического стажа, например, для льготной пенсии, нужны подробности — придётся искать бумажную трудовую книжку или справки из архивов прошлых работодателей.

Анастасия Черникова

Автор Яндекс Пэй