cover
29 сентября 2025
9 минут чтения
Обновлено: 29 сентября 2025
Автор: Елизавета Огнева

Что такое онлайн-касса и зачем она нужна бизнесу

Закон 54-ФЗ обязывает бизнес использовать онлайн-кассы. Работать с ней проще, чем кажется: достаточно выбрать подходящую модель, подключить оператора фискальных данных и настроить работу через интернет. В статье разберём, какими бывают онлайн-кассы, сколько они стоят, как их регистрировать и использовать.

Как работает онлайн-касса

Онлайн-касса — это устройство, которое пробивает чеки и отправляет их в налоговую. Она используется не только в офлайн-, но и в интернет-магазинах, а также в сфере услуг. 
Как это работает:
Касса позволяет:
icon
легализовать доходы и подтверждать все расчёты;
icon
контролировать выручку и движение средств внутри бизнеса;
icon
повысить доверие покупателей — клиент получает чек с обязательными реквизитами, это защищает его права как потребителя;
icon
работает с любыми формами оплаты: наличными, банковскими картами, электронными кошельками.
Если предприниматель работает без контрольно-кассовой техники (ККТ), он рискует получить штраф. Поэтому даже небольшие компании должны заранее проверить требования законодательства и понять, нужна ли касса в их конкретном случае.

Принцип передачи данных в налоговую

Кассовый аппарат фиксирует расчёт, создаёт чек и передаёт его оператору фискальных данных. Далее по защищённому каналу информация направляется в налоговую службу.
За корректное формирование чеков и их передачу в ФНС отвечает фискальный регистратор, а за безопасность — фискальный накопитель, который шифрует и хранит данные. 

Что должно быть в чеке

Каждый чек должен содержать:
icon
наименование товара или услуги;
icon
их количество и стоимость;
icon
ставку налога — она зависит от выбранного налогового режима;
icon
реквизиты предпринимателя: ИНН, название организации;
icon
данные об ОФД, к которому подключена касса;
icon
признак расчёта — продажа, возврат или аванс.
Если хотя бы одного из пунктов нет, чек считается некорректным и предпринимателю может грозить штраф.
Подключите Яндекс Пэй и Сплит для бизнеса
Увеличивайте конверсию и средний чек —
онлайн в интернете и офлайн в торговых точках

Кому обязательно иметь онлайн-кассу

Требования для ИП и ООО

Кассы обязательны для всех организаций и большинства ИП. Даже при работе на патенте часто требуется использовать ККТ, хотя здесь есть исключения. 

Кто может работать без кассы

Касса для ИП не нужна в нескольких случаях:
icon
Если предприниматель работает на НПД. ИП, которые зарегистрированы как самозанятые, формируют чеки через приложение «Мой налог».
icon
Если он принимает платежи только от других юрлиц и ИП на расчётный счёт и не работает с физлицами.
icon
Если деятельность входит в специальный перечень. Все они указаны в законе: например, ремонт и пошив одежды, сдача жилья, услуги носильщиков, няни или сиделки.
icon
Если ИП работает в отдалённых или труднодоступных районах. Список утверждают региональные власти.
Важный нюанс: если есть хотя бы один сотрудник на трудовом договоре, ИП обязан иметь кассу вне зависимости от вида деятельности. 

Штрафы за нарушения

Административная ответственность за неиспользование кассы или некорректную работу с ней прописана в статье 14.5 КоАП РФ.
За неприменение онлайн-кассы, то есть за работу без пробитого чека, ИП грозит штраф от 25% до 50% суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽. А юридическим лицам — от 75% до 100% суммы, но не менее 30 000 ₽.
Например: если предприниматель принял 3000 ₽ без кассы — штраф всё равно будет 10 000 ₽. Если без кассы принято 100 000 ₽ — штраф составит от 25 000 до 50 000 ₽.
За невыдачу кассового чека индивидуальные предприниматели могут получить предупреждение или штраф 2000 ₽. Для юрлиц предусмотрен штраф до 10 000 ₽. Если при повторной проверке выяснится, что сумма расчётов без кассы превысила 1 миллион ₽, работу бизнеса могут приостановить на срок до 90 дней.

Виды онлайн-касс для разного бизнеса

Онлайн-кассы бывают разные, и выбор зависит от специфики бизнеса. Разберём основные виды онлайн-касс и для каких задач они лучше всего подходят.

Смарт-терминалы и POS-системы

Универсальные решения для кафе, ресторанов или магазинов с большим ассортиментом. Это кассы «три в одном»: с экраном, принтером чеков, возможностью подключать сканеры, терминалы оплаты и другое оборудование. Работают быстро, интегрируются с учётными системами, позволяют вести складской учёт. Цены варьируются: ~30 000-35 000 ₽ и выше за полноценный смарт-терминал с быстрой печатью, большим экраном и мощным железом.

Облачные кассы

Облачные онлайн-кассы особенно востребованы в интернет-торговле. Они формируют электронный чек и отправляют его на e-mail или телефон покупателя. Физический кассовый аппарат в этом случае может находиться на стороне оператора. Аренда от ~1500-2000 ₽/мес. для базовых облачных тарифов.

Сравнение по стоимости и функционалу

Смарт-терминал дороже, но удобнее для больших потоков клиентов. Оптимальный выбор для сферы обслуживания — когда важна скорость, комфорт, сервис и комплексный учёт.
Облачная касса выгодна для малого бизнеса и интернет-магазинов — когда нужно минимизировать вложения в оборудование и быть гибкими.
Смарт-терминалы и POS-системы
Облачные кассы
Функционал и возможности
  • Быстрая печать чеков
  • Большой экран
  • Подключение оборудования: сканеров, весов
  • Расширенные функции по аналитике, учёту, интеграция со складом и CRM
  • Эквайринг встроен или легко подключается
  • Чеки формируются онлайн и отправляются по email или в SMS
  • Интеграция с интернет-магазинами, API, CRM
  • Удалённое техобслуживание
  • Быстрая настройка, не нужно покупать много оборудования
Кому подходит
Магазины с большим потоком клиентов: кафе, рестораны, салоны
Интернет-магазины, сервисы онлайн-продаж

Как выбрать подходящую кассу

Для розничной торговли

Здесь особенно важно, чтобы касса в магазине работала без перебоев и печатала чеки мгновенно. Часто выбирают модели с фискальным регистратором и встроенным сканером штрих-кодов.

Для сферы услуг

ИП в этой сфере может выбрать компактное устройство, которое работает через Wi-Fi и поддерживает безналичную оплату.

Для интернет-магазина

Для онлайн-продаж удобнее всего облачная касса. Она интегрируется с сайтом и автоматически формирует чеки для каждого клиента.

Интеграция кассы с приёмом платежей

Подключение эквайринга

Кассовый аппарат можно подключить к банку для приёма безналичных платежей. Эквайринг позволяет клиентам оплачивать товары картами, а предпринимателю — получать деньги на расчётный счёт на следующий день. Лучше выбрать банк или сервис, который уже интегрирован с онлайн-кассой. Это ускорит настройку и снизит ошибки при формировании чеков.

Работа с платёжными системами

Современные онлайн-кассы легко интегрируются с финтех-сервисами Яндекса. Приём платежей через Яндекс Пэй и в Сплит можно быстро настроить с помощью готовых модулей для кассового оборудования. Потребуется меньше часа. 
Как подключиться:
icon
Зарегистрируйтесь в личном кабинете Яндекс Пэй. Для входа потребуется Яндекс ID.
icon
Добавьте вашу компанию. Нужно ввести ИНН или название, остальные данные подгрузятся автоматически.
icon
Отправьте заявку на подключение Яндекс Пэй и Сплита.

Подключение и регистрация кассы

Выбор ОФД и фискального накопителя

Перед регистрацией нужно выбрать оператора фискальных данных и приобрести фискальный накопитель. Он хранит чеки и передаёт их в налоговую.

Регистрация в налоговой

ККТ регистрируется в личном кабинете на сайте ФНС. Для этого понадобится:
icon
ИНН;
icon
регистрационные данные ККТ — серийный номер, модель;
icon
данные фискального накопителя — серийный номер, срок службы;
icon
договор с ОФД.
Личный кабинет на сайте ФНС → «Учёт контрольно-кассовой техники» → «Зарегистрировать ККТ»
Нужно заполнить форму и отправить заявку. В течение одного рабочего дня ФНС выдаст регистрационный номер ККТ — РНКТ.

Начало работы

После регистрации кассового аппарата можно проводить расчёты, печатать бумажные чеки или отправлять их в электронном виде.

Расходы на онлайн-кассу и окупаемость

Онлайн-касса сама по себе не приносит дохода. Но она позволяет избежать штрафов и оптимизировать учёт, снижает трудозатраты на обработку платежей — и окупается за счёт этого. Рассмотрим, сколько вложений нужно.  

Единовременные затраты

Сам кассовый аппарат обойдётся в среднем в 25 000 ₽. Также потребуется:
icon
Фискальный накопитель для хранения фискальных данных — от 7000 ₽ за 15 месяцев использования. Когда срок его службы закончится, придётся покупать новый.
icon
Электронная подпись для регистрации кассы в налоговой и подписания документов — от 2000-3000 ₽. Договор с ОФД — 3000 ₽ в год.
icon
Кассовое ПО — от 1000 ₽. Может входить в пакет услуг при аренде кассы или приобретаться отдельно.

Ежемесячные расходы

Сюда входит:
icon
плата за интернет — от 500 ₽/мес.;
icon
договор с оператором фискальных данных — от 3000 рублей в год, то есть 250 ₽/мес.;
icon
абонентская плата за обслуживание и поддержку кассы — от 1200 рублей ₽/мес. Некоторые производители предлагают подписку на обновления и поддержку: 200–500 ₽/мес.

Выгоды автоматизации учёта

icon
Кассы автоматизируют бизнес-процессы, ускоряют обслуживание клиентов и улучшают клиентский сервис.
icon
Бизнес становится более прозрачным: чеки автоматически отправляются в налоговую, а клиенты получают подтверждение оплаты.
icon
Интеграция с эквайрингом, учётными системами и CRM помогает контролировать остатки товаров, отслеживать спрос на товары и услуги, анализировать выручку.
Онлайн-кассы — обязательный элемент современного предпринимательства. Они нужны для соблюдения закона, помогают вести учёт и делают работу прозрачной. Касса не только помогает избежать штрафов и проблем с налоговой, но и делает бизнес более управляемым и эффективным. 
Начните принимать платежи уже сегодня
Простая интеграция, низкие комиссии, довольные клиенты
Похожие статьи
Пошаговая инструкция, как перейти с НПД на упрощенную систему налогообложения.
Создавайте платежные ссылки и принимайте платежи от клиентов без комиссии. Подключите оплату по ссылке для счетов и услуг.
Как посчитать рентабельность предприятия формула пример расчета. Показатели рентабельности бизнеса, продукции и затрат простыми словами.
Начните принимать платежи уже сегодня
Простая интеграция, низкие комиссии, довольные клиенты
Участвовать
Mon Dec 01 2025 16:34:21 GMT+0300 (Moscow Standard Time)