Онлайн-касса и эквайринг: ключевые отличия, требования закона и практическое применение
Чтобы принимать оплату от клиентов, бизнесу нужно подключить онлайн-кассу и эквайринг. Их часто путают, хотя на самом деле они отвечают за разные части процесса оплаты. Вкратце: эквайринг нужен, чтобы клиент смог заплатить картой, а онлайн-касса — чтобы продажа была законной. Разберёмся подробнее, чем они отличаются и как работают в связке.
Эквайринг — это банковская услуга, которая позволяет принимать безналичную оплату от клиентов. Деньги поступают на счёт продавца через банк-эквайер и платёжные системы.
В процессе участвуют несколько сторон:
продавец — компания или ИП;
банк-эквайер, подключающий услугу и обрабатывающий платежи;
покупатель;
платёжные системы.
Когда проходит оплата, система проверяет карту, подтверждает списание и переводит деньги продавцу. Для бизнеса это основной инструмент безналичной оплаты, без которого сегодня сложно работать.
Эквайринг бывает нескольких видов — выбор зависит от того, где именно клиент платит:
Торговый эквайринг — используется в офлайн-точках: магазинах, кафе, салонах. Покупатель прикладывает карту к POS-терминалу на кассе.
Интернет-эквайринг — нужен для оплаты на сайте, в приложении или в интернет-магазине. Клиент вводит данные карты онлайн, а деньги списываются дистанционно.
Мобильный эквайринг — подходит для выездной работы: курьеры, мастера, службы доставки. Используются компактные терминалы или смартфоны со специальным ПО.
Эквайринг отвечает именно за движение денег от покупателя к продавцу. Он не формирует кассовые документы и не передаёт данные в налоговую — это уже задача онлайн-кассы. Но без эквайринга бизнес теряет большую часть современных платежей, потому что клиенты всё реже платят наличными. Подробнее о видах эквайринга и подключении рассказываем в этой статье.
ПОДКЛЮЧИТЕ ЯНДЕКС ПЭЙ ДЛЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА
Увеличьте конверсию до 95% и получите кешбэк баллами Плюса для клиентов
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника, подключённая к оператору фискальных данных. Она делает три главные вещи: фиксирует продажу, хранит данные в защищённом виде и отправляет их в налоговую.
Если не использовать ККТ, бизнес рискует получить штраф, потому что по закону 54-ФЗ все продажи должны проходить через кассу. Но есть и исключения. Случаи, когда контрольно-кассовую технику можно не применять, описаны .
Как работает онлайн-касса:
Шаг 1. Клиент покупает что-то в магазине, на сайте или у курьера. В момент оплаты онлайн-касса записывает информацию о продаже: что купили, на какую сумму, каким способом. Эти данные сохраняются внутри устройства на специальном модуле — фискальном накопителе. Это защищённая память, из которой ничего нельзя удалить.
Шаг 2. Касса через интернет передаёт сведения оператору фискальных данных. Это промежуточное звено между бизнесом и налоговой. ОФД обрабатывает информацию и отправляет её в ФНС.
Шаг 3. Формируется чек. Его можно распечатать на бумаге или отправить покупателю в электронном виде — по SMS или на почту. Такой чек имеет юридическую силу, потому что он фискализирован, то есть зарегистрирован в системе.
Важно: онлайн-касса нужна не только тем, у кого есть физический магазин. Если бизнес принимает оплату в интернете, чек всё равно нужен. Просто в этом случае часто используется облачная касса: она стоит не у предпринимателя на столе, а в дата-центре сервиса, но работает по тем же правилам.
Виды онлайн-касс
Стационарные. Классический вариант для магазинов, кафе, салонов и других точек. Такая касса стоит на прилавке и подключена к компьютеру или работает как самостоятельное устройство. Часто стационарные кассы входят в состав POS-системы: экран, сканер штрихкодов, денежный ящик и сама ККТ.
Мобильные онлайн-кассы. Компактные устройства для работы «в движении». Их используют курьеры, мастера на выезде, службы доставки, такси. Касса работает через мобильный интернет и может печатать чек прямо на месте. По сути, это переносная версия обычной кассы.
Облачная касса. В этом случае физического аппарата может вообще не быть. Облачная касса размещена в дата-центре сервисной компании, а бизнес подключается к ней через интернет. Когда проходит оплата, система автоматически формирует чек и отправляет его покупателю, а данные — в налоговую. Это удобно для онлайн-продаж.
Фискальный регистратор. Это не самостоятельная касса «с экраном», а устройство, которое работает только при подключении к компьютеру, POS-терминалу или смартфону с кассовым ПО. Идеально подходит для розничной торговли, кафе, супермаркетов с высокой проходимостью благодаря высокой скорости печати и работе с учётными системами, например 1С.
Ключевые отличия между эквайрингом и онлайн-кассой
Главная разница заключается в функциях. Эквайринг отвечает за движение денег, а онлайн-кассы — за фискализацию и передачу сведений в налоговую. Поэтому одна система не заменяет другую, они дополняют друг друга.
Разберём на примере:
Клиент оплатил заказ на сайте картой.
Эквайринг списывает деньги с карты.
Банк подтверждает оплату.
Онлайн-касса формирует чек и отправляет данные о платеже в налоговую.
Клиент получает чек.
Поэтому, если подключить только эквайринг, деньги придут, но платёж будет незаконным без чека. Если есть только касса, не получится принимать безналичную оплату.
Онлайн-касса
Эквайринг
Определение
Фискальное устройство
Банковская услуга
Для чего
Соблюдение закона, выдача чеков
Приём безналичных платежей
При оплате наличными
Нужна
Не нужен
При оплате картой
Нужна
Нужна
Возьмите кредит на развитие бизнеса
Без залога и поручителей, с большим лимитом и выгодными условиями от Яндекс Пэй
Выберите подходящую ККТ. Стационарную для магазина, мобильную для выездной работы или облачную для интернет-продаж.
Зарегистрируйте кассу в налоговой. ККТ нужно , получить уникальный регистрационный номер и подключить к оператору фискальных данных.
Купите фискальный накопитель. Вместе с кассой или отдельно.
Подключите кассу к интернету и проверьте работу. Сделайте тестовую оплату и убедитесь, что чек корректно формируется и отправляется.
Как подключить эквайринг к онлайн-кассе
Выберите банк или платёжный сервис. Нужно будет заключить договор, и банк выдаст терминал или подключит интернет-эквайринг для сайта.
Интегрируйте терминал или платёжный модуль с кассой. В офлайн-магазине POS-терминал соединяют с кассовой программой или ККТ, в интернет-магазине — подключают платёжный шлюз к кассе через API.
Настройте ПО. В настройках кассы выберите пункт «Эквайринг» —> «Подключить» и следуйте инструкциям.
Проведите тестовые операции.
Подключение платёжных систем
Современные онлайн-кассы легко интегрируются с финтех-сервисами Яндекса. Яндекс Пэй позволяет принимать оплату от клиентов множеством способов: картами любых банков, по ссылке, QR-коду или частями в Сплит. Сервисы можно настроить через готовые модули для кассового оборудования. Это займёт меньше часа.
Как подключиться:
Зарегистрируйтесь в личном кабинете Яндекс Пэй — для входа понадобится Яндекс ID.
Добавьте компанию: укажите ИНН или название, остальные данные подтянутся автоматически.
Отправьте заявку на подключение Яндекс Пэй и Сплита и дождитесь подтверждения.
ПОДКЛЮЧИТЕ ЯНДЕКС ПЭЙ ДЛЯ ВАШЕГО БИЗНЕСА
Увеличьте конверсию до 95% и получите кешбэк баллами Плюса для клиентов